AI-retningslinjer på arbejdspladsen: Sådan laver I dem (med skabelon)

I foråret 2023 opdagede Samsung, at medarbejdere ved tre forskellige lejligheder havde indsat fortrolig kildekode og interne mødenoter i ChatGPT for at få hjælp til deres arbejde. Kort efter indførte virksomheden et midlertidigt forbud mod generativ AI på firmaets enheder, mens den arbejdede på sine egne løsninger.

Historien bliver ofte fortalt som et eksempel på uansvarlige medarbejdere, men den siger i virkeligheden mere om manglende rammer. Medarbejderne gjorde det, rigtig mange gør hver dag: De brugte et værktøj, der var lige ved hånden, til at løse en opgave hurtigere. Ifølge Microsofts og LinkedIns Work Trend Index fra 2024, der bygger på svar fra 31.000 mennesker i 31 lande, bruger 75 procent af vidensarbejderne AI på arbejdet, og 78 procent af dem tager deres egne værktøjer med.

Spørgsmålet er derfor sjældent, om medarbejderne bruger AI. Det er, om de ved, hvad der gælder. Må man indsætte et kundebrev i et AI-værktøj? Skal man oplyse, at en tekst er skrevet med hjælp fra AI? Og hvem har ansvaret, hvis et svar viser sig at være forkert? Uden fælles svar bliver brugen tilfældig, så nogle bruger teknologien mere, end de burde, mens andre slet ikke tør bruge den. Denne artikel viser, hvad gode AI-retningslinjer bør indeholde, og hvordan I laver dem, uden at det bliver et stort projekt.

Forbud eller fælles rammer?

Når en organisation opdager, at medarbejderne deler oplysninger med AI-værktøjer, er det nærliggende at reagere med et forbud. Det kan være nødvendigt i en kort periode, men på længere sigt løser det sjældent problemet. Brugen forsvinder nemlig ikke, den flytter blot ud af syne og over på private konti, hvor organisationen har endnu mindre kontrol med, hvad der bliver delt.

Retningslinjer handler derfor ikke om at bremse brugen af AI, men om at gøre det trygt og tydeligt at bruge teknologien på en måde, der faktisk forbedrer arbejdet. De skaber også et fælles sprog, som gør det langt lettere at tale om AI på et personalemøde, fordi alle har det samme udgangspunkt for data, kvalitet og ansvar.

Samtidig er retningslinjer en naturlig del af arbejdet med AI-literacy. EU’s AI-forordning kræver, at organisationer, der anvender AI-systemer, tager tiltag, der understøtter medarbejdernes AI-kompetencer, og klare rammer kombineret med oplæring er et konkret sted at begynde. I kan læse mere om kravet i artiklen Hvad er AI-literacy?

Hvad skal AI-retningslinjer indeholde?

Gode retningslinjer er korte nok til at blive læst og konkrete nok til at blive brugt. For de fleste organisationer kan de samles på to sider, der dækker otte områder.

1. Formål og hvem de gælder for

Start med en kort formulering af, hvorfor I bruger AI, og hvem retningslinjerne gælder for. Det er typisk alle medarbejdere og ledere, men også eksterne konsulenter, der arbejder på jeres vegne. Formålet sætter tonen for resten af dokumentet, fordi det gør det tydeligt, om målet er at gøre arbejdet bedre eller blot hurtigere.

2. Godkendte værktøjer

Skriv, hvilke AI-værktøjer der må bruges til arbejdsopgaver, hvad de må bruges til, og hvad de ikke må bruges til. Tag også stilling til private konti. Det er ofte her, de største risici ligger, fordi gratis og private versioner af AI-værktøjer kan have helt andre vilkår for, hvordan data opbevares og bruges, end en virksomhedslicens.

3. Hvad må deles?

Det er det spørgsmål, der fylder mest for de fleste medarbejdere, og det var præcis her, det gik galt hos Samsung. En enkel model er at inddele information i tre farver:

Farve	Eksempler	Må deles med
Grøn	Offentlig information, egne udkast uden navne, generelle spørgsmål	Alle godkendte værktøjer
Gul	Interne dokumenter, mødereferater, kundesager uden personoplysninger	Kun værktøjer, der er godkendt til intern information
Rød	Personoplysninger, CPR-numre, helbredsoplysninger, fortrolige aftaler, forretningshemmeligheder	Deles ikke, medmindre både værktøj og formål er godkendt

Tilføj en enkel tommelfingerregel: Er du i tvivl, så behandl det som rødt.

4. Kvalitetssikring

AI leverer forslag, ikke færdigt arbejde. Sprogmodeller er bygget til at give det mest sandsynlige svar, ikke nødvendigvis det sande, og derfor kan et svar virke overbevisende uden at have reelt belæg. Skriv tydeligt, at den, der bruger AI-output, har ansvaret for det, og beskriv et minimum af kontrol: Fakta og tal tjekkes mod originale kilder, kilder og citater kontrolleres, og tone og faglighed vurderes, før noget sendes videre.

5. Opgaver, der kræver en menneskelig afgørelse

Nogle opgaver har så store konsekvenser for andre mennesker, at AI kun bør bruges som støtte. Det gælder for eksempel rekruttering, vurdering af medarbejdere og afgørelser, der påvirker kunder, borgere eller medlemmer. Skriv, hvilke opgaver det gælder hos jer, og at det altid er en person, der træffer den endelige afgørelse.

6. Åbenhed om AI-brug

Beslut, hvornår I oplyser, at AI har haft en væsentlig rolle i det indhold, I deler eksternt. Det behøver ikke gælde hver eneste mail, men billeder, lyd og video skabt med AI, som kan forveksles med virkeligheden, bør altid mærkes.

7. Ophavsret og andres materiale

Medarbejdere bør ikke indsætte andres beskyttede materiale, for eksempel betalte rapporter eller kunders dokumenter, i AI-værktøjer uden tilladelse. De bør samtidig være opmærksomme på, at AI-genereret indhold kan komme til at ligne andres tekst eller billeder mere, end godt er.

8. Oplæring, kontaktperson og opdatering

Retningslinjer virker kun, hvis nogen ejer dem. Udpeg en kontaktperson for AI, beskriv hvad medarbejdere skal gøre, hvis de har delt noget ved en fejl, og sæt en dato for næste gennemgang. Noter også, hvem der har fået en introduktion til retningslinjerne og hvornår. Det giver overblik og gør det lettere at dokumentere jeres indsats for AI-literacy.

Sådan laver I retningslinjerne på en time

Retningslinjer behøver ikke være et stort strategiprojekt. Med en skabelon kan en lille gruppe lave et brugbart første udkast på omkring en time, og det er som regel bedre at have et kort og ufuldkomment udkast i brug end et perfekt dokument, der aldrig bliver færdigt.

1. Kortlæg brugen (15 minutter). Spørg de medarbejdere, der bruger AI mest, hvilke værktøjer de bruger, og til hvilke opgaver.
2. Vælg værktøjerne (10 minutter). Beslut, hvilke værktøjer der er godkendt, og hvad de må bruges til.
3. Udfyld farvemodellen med jeres egne eksempler (15 minutter). Konkrete eksempler fra jeres hverdag gør reglerne langt lettere at huske.
4. Skriv det kort (15 minutter). Slet alt, der ikke er relevant for jer. Hellere to sider, der bliver læst, end ti, der ikke gør.
5. Introducér og sæt en dato (5 minutter). Gennemgå retningslinjerne på et personalemøde, og aftal, hvornår de skal opdateres.

Når regler ikke er nok

De fleste retningslinjer går ikke galt, fordi indholdet er forkert, men fordi de ikke bliver brugt. Der er især fem faldgruber, som går igen:

• For lange og for juridiske. Retningslinjer, der ligner en kontrakt, bliver sjældent læst. Skriv dem, så en ny medarbejder kan forstå dem på fem minutter.
• Forbud uden alternativ. Hvis alt er forbudt, fortsætter brugen ofte bare i det skjulte. Giv hellere et godkendt værktøj og klare rammer.
• Ingen ejer. Uden en kontaktperson bliver spørgsmål og fejl ikke håndteret, og retningslinjerne bliver hurtigt glemt.
• Ingen opdatering. AI-værktøjer ændrer sig hurtigt, og retningslinjer fra sidste år passer måske ikke til de værktøjer, I bruger i dag.
• Regler uden oplæring. Retningslinjer fortæller, hvad man må, men de lærer ikke medarbejderne at vurdere et AI-svar kritisk. Det kræver træning med rigtige opgaver.

Hent en gratis skabelon

Vi har lavet en skabelon til AI-retningslinjer, der dækker alle otte områder. Den fylder to sider, og I kan tilpasse den direkte i Word.

Retningslinjer er starten, ikke slutningen

Gode AI-retningslinjer giver tryghed og et fælles sprog, men de lærer ikke i sig selv medarbejderne at bruge AI godt. Den største værdi opstår først, når medarbejderne også øver sig i at bruge teknologien kritisk i deres egne opgaver: at vælge de rigtige opgaver, opdage svage svar og bevare ansvaret for resultatet.

Med andre ord er retningslinjerne rammen. Dømmekraften skal stadig læres.

Vil I have hjælp til at komme i gang, kan et gratis AI-starttjek give overblik over jeres nuværende brug og de vigtigste næste skridt. Vil I samle et team om retningslinjerne og den praktiske brug, kan en AI-workshop være et naturligt næste skridt. Her arbejder vi med jeres egne opgaver og laver et udkast til jeres retningslinjer undervejs.